WSPÓŁPRACA Z URZĄDZENIAMI PDA
Istnieją Klienci wymagający specjalistycznych rozwiązań branżowych. Nie wystarcza tu tylko posiadanie najnowocześniejszego sprzętu, rozwiązania informatyczne muszą wyprzedzać konkurencję.
Jednym z takich rozwiązań przydatnych dla wielu branż jest wykorzystanie urządzeń PDA inaczej nazywanych Palmtopami. Komputery kieszonkowe PDA (Personal Digital Assistant) stanowią obecnie znakomite narzędzie usprawniające bezpośrednią obsługę klienta poza siedzibą firmy. Pozwalają one skrócić czas obsługi klienta poprzez automatyczne wczytywanie bazy danych o towarach, nierozliczonych fakturach, danych o kontrahentach oraz poprzez automatyzację procesu zamówień od klienta. Dzięki temu jesteśmy w stanie przyspieszyć dostarczanie towaru oraz obniżyć związane z tym koszty. Łatwy i szybki dostęp do pełnej informacji w każdym miejscu i czasie to niezaprzeczalny atut pozwalający uzyskać przewagę nad konkurencją i zapewnić klientom bardzo sprawną obsługę
Program służy do prostego i szybkiego tworzenia zamówień przy pomocy komputera kieszonkowego PDA a następnie do automatycznego wczytywania tego zamówienia jako dokument w programie Firma XXI. Codziennie rano akwizytorzy pracujący w terenie podłączają urządzenia PDA do komputera głównego i pobierają aktualne dane towarowe oraz dane o aktualnych rozrachunkach dla swoich klientów. Istnieją różne modyfikacje tego rozwiązania informatycznego łącznie z możliwością wydruku faktury w samochodzie akwizytora, automatyczną łącznością GPRS z centralą firmy itp.
MOŻLIWOŚCI PROGRAMU
Na ekranie głównym urządzenia znajduje się kilka przycisków pozwalających na wystawienie nowego zamówienia dla klienta, edycję istniejącego zamówienia, przesłanie danych do centrali lub wczytanie danych z komputera głównego.
Po wyborze klawisza „Nowe Zamówienie” pojawia nam się baza danych klientów przypisanych dla danego akwizytora, mamy możliwość również dodania nowego klienta i wygenerowania dla niego zamówienia.
Po wyborze klienta mamy możliwość przejrzenia jego zadłużenia i ewentualnie pobrania należności za poprzednie faktury. Informacja, którą tu znajdujemy zawiera dane o łącznym zadłużeniu oraz o poszczególnych nieopłaconych fakturach.
Po wybraniu klawisza „Zamówienie” pojawia się ekran z wyborem typu zamówienia, formy płatności oraz miejsca dostawy towaru (jeżeli jest inne niż adres klienta).
Przechodzimy do dodawania asortymentu do zamówienia. Pojawia się lista towarowa zawierająca informacje o nazwie towaru, cenie sprzedaży dla konkretnego kontrahenta, ilości towaru, ilości w opakowaniu zbiorczym oraz o procentowo udzielonym rabacie na konkretny towar dla tego kontrahenta.
Wybierając klawisz „Dodaj” mamy możliwość dodania tego towaru do aktualnego zamówienia. Na tej formatce możemy dodać do zamówienia potrzebną ilość towaru, zmienić mu cenę na inną wynegocjowaną z klientem, naciskając zaś klawisz „Info” możemy podejrzeć cenę zakupu danego asortymentu, osiąganą na nim marżę – procentową oraz kwotową.
Wybierając przycisk „Dodaj” możemy napotkać dwa komunikaty: pierwszy o tym, że cena produktu jest zbyt niska (poniżej ceny zakupu), drugi, że dany produkt znajduje się już na liście zamówień. Ważną kwestą jest również pole wyboru „Zapamiętaj”, cena danego produkty dla danego kontrahenta zostanie zapamiętana i przy każdym zamówieniem będzie zmieniona. Produkty takie możemy poznać po statusie równym -1. Żeby odwołać tą stałą cenę na produkt należy odznaczyć pole wyboru „Zapamiętaj”. (Uwaga: Zapamiętane produkty mogą mieć cenę niższą niż cena zakupu, użytkownik jednak zostanie ostrzeżony przed sprzedawaniem produktu poniżej ceny zakupu.)
Utworzone w ten sposób zamówienie zostaje zapamiętane w lokalnej bazie danych, a następnie po powrocie do centrali – wczytane do centralnej bazy danych i poddane dalszej obróbce. Na jego podstawie tworzone są już automatycznie dokumenty sprzedaży i wydania towaru z magazynu.